การแก้ไขปัญหาเปิดไฟล์เอกสาร Word, Excel, PowerPoint ไม่ได้

officepatch
สำหรับคนที่ใช้งานโปรแกรม Microsoft Office ในปัจจุบัน อาจเจอปัญหาหนึ่งที่รบกวนหัวใจก็คือ “เวลาที่เรารับหรือดาวน์โหลดไฟล์เอกสาร Microsoft Office จากที่อื่นแล้วเปิดไม่ได้ หรือเปิดออกมาแล้วเป็นภาษาต่างดาวอ่านไม่ออก” วันนี้ผมมีวิธีการแก้ไขปัญหานี้มาแบ่งปันกันครับ

สาเหตุที่สำคัญเกิดจาก

ไฟล์เอกสาร Office ที่เรารับมานั้นสร้างหรือแก้ไขด้วย Microsoft Office 2007 ขึ้นไป
แต่คอมพิวเตอร์ของเรานั้นใช้ Microsoft Office เวอร์ชั่น 2003 ลงมา

(โดยลำดับเวอร์ชั่นของ Microsoft Office จากใหม่ล่าสุดไปเก่า 2010 > 2007 > 2003 > XP …)

ซึ่งโปรแกรม Microsoft Office เวอร์ชั่นเก่าๆ จะไม่รู้จักสกุลไฟล์ใหม่ๆ ของ Microsoft Office เวอร์ชั่นใหม่ๆ

เช่น ไฟล์เอกสาร Microsoft Word 2003 จะมีนามสกุลไฟล์เป็น .doc
แต่ ไฟล์เอกสาร Microsoft Word 2007 จะมีนามสกุลไฟล์เป็น .docx

เมื่อเปิดไฟล์ .docx ใน Microsoft Word 2003 มันจึงไม่สามารถเปิดได้หรือเปิดได้ก็อ่านไม่ออก เพราะโปรแกรมไม่รู้จักไฟล์นามสกุลนี้ครับ

office-not-open-002โปรแกรมจะฟ้องแบบนี้ครับ

แนวทางการแก้ไขปัญหานี้

ถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณยังใช้โปรแกรม Microsoft Office เวอร์ชั่น 2003 ลงมา ให้คุณดาวน์โหลดไฟล์

Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats

ที่ http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=en

office-not-open-003หน้าดาวน์โหลดไฟล์ตัวแก้ปัญหานี้ครับ

โดยไฟล์ตัวนี้จะช่วยให้ โปรแกรม Microsoft Office เวอร์ชั่น 2003 ลงมาสามารถอ่านเอกสารที่สร้างโดย โปรแกรม Microsoft Office เวอร์ชั่น 2007 ขึ้นไปได้

โดยเมื่อคุณทำการดาวน์โหลดแล้ว คุณก็ทำการ install ไปปกติครับ ( Restart เครื่องรอบหนึ่งด้วยนะครับ)

หมายเหตุ

ในกรณีที่คุณยังไม่สามารถเปิดไฟล์เอกสารได้ ให้คุณลองเปลี่ยนนามสกลุไฟล์นั้นให้เป็นนามสกุลเดียวกับ Microsoft Office เวอร์ชั่น 2003 ลงมา

เช่น ถ้าไฟล์คุณเป็น Microsoft Word ให้คุณเปลี่ยนนามสกุลจาก .docx เป็น .doc โดยคลิ้กขวาที่ไฟล์นั้น > เลือก “Rename” (หรือ “เปลี่ยนชื่อ”) แล้วพิมพ์ .doc หลังชื่อไฟล์นั้นครับ

เป็นอย่างไรบ้างครับกับเทคนิคง่ายๆ ที่ช่วยคุณแก้ปัญหาในเรื่องนี้ ใช้แล้วได้ผลอย่างไร หรือมีข้อสงสัยตรงไหน แสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมที่ด้านล่างบทความนี้ได้เลยครับ

บทความนี้เขียนขึ้นโดย Kittin จากเว็บไซต์ manacomputers.com ได้รับความคุ้มครองตามสัญญาอนุญาต CC 3.0

การสร้าง Password ป้องกันไฟล์ Excel

password-excel-000สำหรับคนทำงานออฟฟิศ โปรแกรมที่เราต้องเกี่ยวข้องในการทำงานนั้นส่วนใหญ่ไม่พ้น Microsoft Office  ไม่ว่าจะเป็น Word , Excel , Power Point ฯลฯ ซึ่งบางครั้งงานบางตัวก็มีความสำคัญหรืออาจจะเป็นความลับสักหน่อย ดังนั้นการป้องกันเบื้องต้นก็น่าจะเป็นการสร้าง Password ป้องกันการเปิดไฟล์บางตัว

โดยในวันนี้เรามาดู เทคนิคการสร้าง Password ป้องกันไฟล์งาน Excel กันแบบง่ายนะครับ” โดยมีขั้นตอนดังนี้ครับ

1. เมื่อเปิดไฟล์งาน Excel ขึ้นมาแล้ว หากคุณต้องการที่จะสร้าง Password ให้เลือกคำสั่งที่แท็บด้านบน โดยเลือก Tool > Option

password-excel-001

2. เมื่อเปิดหน้า Option ขึ้นมา ให้เลือกที่แท็บ Security ที่อยู่ด้านบน โดยจะมีช่องสองช่องเพื่อให้เรากรอก Password ที่เราต้องการ (ต้องกรอกให้เหมือนกันทั้งสองช่องนะครับ) แล้วกด OK

password-excel-002

3. จะมีหน้าต่างให้ใส่ Password ยืนยันอีก 2 ครั้ง ก็เสร็จสิ้นกระบวนการแล้วครับ

password-excel-003

4. เลือกบันทึกไฟล์ ลองปิดและเปิดใหม่ดูอีกครั้ง จะเห็นว่า จะต้องกรอก Password ก่อนถึงจะเข้าไปดูข้อมูลในไฟล์นั้นได้
เป็นไงครับ ง่ายและช่วยในเรื่องความปลอดภัยได้ระดับหนึ่งเลยนะครับ

บทความนี้เขียนขึ้นโดย Kittin จากเว็บไซต์ manacomputers.com ได้รับความคุ้มครองตามสัญญาอนุญาต CC 3.0

เมื่อ Open Office คือทางเลือกที่จะมาแทน Microsoft Office (ได้หรือเปล่า?)

หลังจากที่มีกระแสในเรื่องของการเอาจริงเอาจังในเรื่องการจับกุม ปราบปราม เรื่องซอฟท์แวร์ลิขสิทธิ์ และมีการจับจริง เจ็บจริง กันไปแล้วหลายราย ผมก็มีความเชื่อว่า หลายคนคงจะเริ่มรู้สึกกังวลใจว่า

เอ วันหนึ่งเกิดนั่งทำงานอยู่ดีๆ แล้วมีเจ้าหน้าที่มาตรวจจับเรื่องการละเมิดลิขสิทธิ์ จะทำอย่างไรดี”

วันนี้ ผมขอเสนอทางเลือกที่น่าสนใจในการที่จะป้องกันการถูกจับกุมเรื่องการละเมิดลิขสิทธิ์ นั่นก็คือ การยกเครื่องหนี (ไม่ใช่แล้ว)

เป็น เรื่องที่เราอาจจะรู้สึกทำใจยอมรับได้ว่า หากเราเปลี่ยนจากระบบปฎิบัติการ Windows ไปเป็น Linux Ubantu แล้วเราจะต้องลงแดงตายแน่ (แต่จะใช้ของไม่มีลิขสิทธิ์ก็เสียวสันหลังวาบๆ อยู่ไม่น้อย) ยังครับ ผมไม่อยากให้คุณหักดิบขนาดนั้น ลองใช้วิธีนี้ก่อนดีไหมครับ

ผมเชื่อ ว่า คนส่วนใหญ่มักจะใช้โปรแกรมชุด Microsoft Office  ซึ่งประกอบด้วย Word,Excel,Power Point,Access ฯลฯ ในการทำงานหรือใช้ทั่วไปในชีวิตประจำวันกันเกือบๆ ร้อยเปอร์เซ็นต์  ข้อเสนอที่ผมอยากจะแนะนำก็คือ การใช้โปรแกรม  Open Office ทดแทนครับ”

โปรแกรม Open Office คืออะไร?

โปรแกรม OpenOffice เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับการจัดงานเอกสารในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม

Word processing  (ใช้ทดแทน Word)
Spreadsheets (ใช้ทดแทน Excel)
Presentations (ใช้ทดแทน Power Point)
Databases  (ใช้ทดแทน Access)
ฯลฯ

ซึ่งจุดเด่นที่น่าสนใจของโปรแกรม Open Office  นั้นมีหลายข้อด้วยกันไม่ว่าจะเป็น

ตัวโปรแกรมนั้นมีหลายภาษา (รวมทั้งภาษาไทย)
สามารถทำงานในคอมพิวเตอร์ทั่วไปทั้งหมด โดยจะเก็บข้อมูลของเอกสารในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานสากล
คุณสามารถเปิดอ่านและเขียนไฟล์จากเอกสารนั้นได้ง่าย
และที่สำคัญที่สุดนั้น โปรแกรม Open Office นั้นเป็น Open Source ซึ่งไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในเรื่องลิขสิทธิ์ครับ

หากคุณเริ่มสนใจทางเลือกนี้ คุณสามารถที่จะดาวน์โหลดโปรแกรม Open Office ได้ที่เว็บไซต์ทางการของ Open Office ได้เลยครับที่  http://www.openoffice.org/ ครับ

ถ้ายังรู้สึกว่าเปลี่ยนใจจาก Windows ยังไม่ได้ ลองหาทางเลือกใหม่เกี่ยวกับการจัดงานเอกสารเป็น Open Office ดูนะครับ